Como lidar com problemas de responsabilidade no time?

Quantas vezes você já falou algo parecido com a frase “As pessoas precisam ser mais responsáveis”, ou “A pessoa X precisa prestar mais atenção no que faz”?

 

Se você é um gestor ou líder de time, mesmo que pequeno, provavelmente você já se viu falando essas frases mais de uma vez, e se perguntado como resolver esse tipo de problema.

 

A falta de responsabilidade, ou pelo menos a sensação de que as pessoas não estão sendo tão responsáveis e “donas” de suas tarefas como gostaríamos, é um problema comum a quase todos os times e negócios no mundo.

 

Porém, o fato de ser um problema comum não significa que seja algo que devemos simplesmente aceitar, mas sim, um sinal de que precisamos evoluir enquanto negócios que buscam pela excelência.

 

Pensando nisso preparamos esse artigo onde discutiremos o que você pode fazer para não ter mais que lidar com esse tipo de problema no seu time ou negócio.

 

Comece questionando a sua própria responsabilidade

Muitas vezes quando um problema acontece a nossa reação natural é buscar por culpados externos, ou seja, uma outra pessoa para pôr a culpa, porém, em muitos casos o problema é interno, ou em outras palavras, nossa culpa.

 

Por isso, sempre que uma questão surgir, o primeiro passo é fazer um auto questionamento e entender qual o seu papel na situação como um todo.

 

Algumas das perguntas que você pode se fazer para descobrir qual o seu grau de responsabilidade na situação são:

  • O quão claro você foi sobre as suas expectativas?
  • O quão claro você foi sobre os objetivos que precisavam ser atingidos?
  • Você passou todas as informações necessárias para que a pessoa pudesse executar o que foi pedido?
  • Você escolheu a pessoa certa para fazer o que precisava ser feito?

Por mais desconfortável que possa ser, o exercício de auto avaliação é fundamental para encontrar a causa raiz do problema.

 

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Assim, ao fazer esse exercício e exercitar o seu “self-awareness” você estará em uma melhor posição para resolver os problemas que você está enfrentando em relação ao nível de responsabilidade e comprometimento do time.

 

Crie um ambiente onde o time se sinta seguro

Outro fator de muita importância para que o time seja mais responsável e comprometido é a segurança que eles sentem na hora de tomar decisões, agir e pedir por ajuda.

 

Em muitas situações as pessoas não falham por não quererem fazer algo, ou por estarem comprometidas, mas sim, por fatores externos que não foram discutidos por medo de algum tipo de resposta negativa.

 

Por isso como líder é importante que você busque criar um ambiente onde as pessoas se sintam seguras para expor preocupações e pedir por ajuda quando necessário.

 

Para isso além de uma busca constante pelo desenvolvimento de uma boa comunicação e confiança entre o time, a prática de reuniões periódicas de “one on one”, onde você fala com cada membro do seu time individualmente para ouvir e dar feedback sobre o desempenho da pessoa.

 

Nesse momento busque ser específico, e entender o que possa estar acontecendo, sempre tentando dar exemplos de situações em que aquele comportamento aconteceu, e sugerindo formas de melhorar.

 

Então se por exemplo uma pessoa do time está constantemente falhando em cumprir com metas para entrega de projetos, você pode começar a reunião de feedback levantando essa questão com algo como: “percebi que recentemente você tem atrasado algumas entregas”, ao invés de usar um tom acusatório como “você tem atrasado nas suas entregas”.

 

Além disso, sempre se coloque à disposição para ajudar a pessoa a melhorar tais comportamentos, com frases como “o que podemos fazer para te ajudar a voltar a entregar como antes” ou “o que acredita que possamos fazer para que isso não se repita novamente?”.

 

Lembre-se que durante um feedback é importante que você esteja realmente disposto a ouvir, e entender o outro lado, para então em conjunto buscar por soluções em conjunto, e não simplesmente buscando um culpado para o problema.

 

Quando todas as partes envolvidas entendem que estão buscando atingir o mesmo objetivo, e que atuar em conjunto é a melhor alternativa, as chances de uma solução realmente eficiente ser alcançada é muito maior.

 

Garanta que todos estejam alinhados e tenham clareza dos objetivos

Após identificar as causas da falta de comprometimento e responsabilidade é importante que seja realizado um alinhamento entre todas as partes envolvidas para que o problema não volte a se repetir no futuro.

 

Converse com todos sobre os pontos de atenção que foram levantados durante as conversas de feedback, bem como se certificar que todos entendam dois pontos:

  • O que precisa ser feito
  • Qual o nível de entrega esperado

 

Ao garantir que todos possuem clareza sobre os objetivos que devem ser alcançados, bem como a qualidade e prazo esperado nessas entregas, as chances de que um novo problema surja são minimizadas de forma significativa.

 

Nesse momento também é importante que você seja claro e aberto a respeito de quais são os comportamentos que causaram as frustrações e problemas em primeiro lugar.

 

Afinal, caso o time não tenha clareza de que tais comportamentos não são aceitáveis ou esperados, eles podem voltar a ser repetidos, visto que as pessoas não sabiam que o esperado era de que eles evitassem tais atitudes.

 

Por fim, nesse momento também abra oportunidade para que o time de modo geral sugira novas abordagens e estratégias que possam ser usadas para atingir os objetivos, com menos chances de problemas no futuro.

 

E lembre-se de sempre demonstrar empatia, e genuína preocupação em ajudar o time como um todo a atingir os seus resultados e se desenvolver da melhor forma possível.

 

Comprometa-se a olhar para frente

Outro ponto importante após o diagnóstico e criação de um plano para solucionar os problemas enfrentados, é importante que você se comprometa a olhar para frente.

 

Ou seja, você deve ativamente evitar ficar trazendo novamente à tona os problemas já discutidos e solucionados no passado.

 

Como líder o seu objetivo não é julgar o seu time, mas sim, entender os problemas e desafios que eles enfrentam na hora de entregar resultados, e então agir de modo a ajudá-los a superar tais pontos.

 

Assim, o comprometimento em estar sempre olhando para frente e buscando uma constante evolução é fundamental para que você tenha sucesso no processo de busca pela excelência.

 

Esteja sempre acompanhamento e mensurando a evolução

Por fim, outro ponto altamente relevante para evitar que tais problemas surjam novamente no futuro, é um acompanhamento contínuo das entregas, acordos e da evolução do time.

Algumas ferramentas úteis para isso:

  • Especificação de cargos e funções (use para garantir que a pessoa certa está no lugar certo)
  • Scorecards (use para acompanhar os pontos fortes e fracos de cada pessoa, e a sua evolução)
  • Reuniões de feedback individuais (use para acompanhar como as pessoas estão indo, e direcionar como cada uma pode melhorar)
  • Dashboards de acompanhamento de métricas (use para dar visibilidade ao time)
  • Checklists (use para garantir que todos os pontos estão sendo acompanhados)

 

Ao combinar um processo de busca pela causa raiz dos problemas, com o alinhamento das soluções propostas bem como o acompanhamento da sua implementação, muito provavelmente você terá dado um importante passo para garantir que todos do time se sintam mais comprometidos e responsáveis por suas entregas.

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