Home Office: como preparar o seu negócio para o trabalho remoto

Com o avanço do Coronavírus muitas empresas ao redor do mundo estão adotando o modelo de trabalho remoto ou home office como uma política ao menos temporária de atuação.

 

Ou seja, as pessoas continuam trabalhando, porém, agora fazem isso de suas casas, para assim reduzir aglomerações e deslocamento, como uma forma de reduzir as chances de contágio e transmissão.

 

Porém, é sempre válido lembrar que essa prática não é uma novidade criada hoje, mas sim, uma realidade já adotada por diversas empresas ao redor do mundo, e uma tendência crescente especialmente no mundo das startups e empresas de tecnologia, e em alguns países já faz parte da realidade de boa parte da população economicamente ativa, como podemos ver no gráfico abaixo:

 

Porcentagem de Americanos que Fazem Home Office | Quartz

 

Graças a isso as empresas que estão adotando esse modelo pela primeira vez, já possuem alguns playbooks e boas práticas sobre como lidar com esse momento, e implementar o home office de forma estruturada e organizada, a fim de sofrerem o menor impacto possível no processo.

 

E pensando nisso, nós do G4 preparamos um guia para ajudar todas as empresas que escolherem esse caminho a o trilharem da melhor forma.

 

Antes de tudo, entenda se é necessário implementar o home office

Apesar de ser uma prática comum, nem toda empresa consegue funcionar no modelo de home office, seja por questões práticas, como no caso de negócios com mão de obra intensiva em indústria, ou por questões subjetivas, como cultura e preferências do time.

 

Assim, é normal e até mesmo esperado, que as empresas que escolham começar com esse modelo sofram durante o processo de adaptação.

 

E quando consideramos que no atual momento muitas das empresas que vão testar o uso de home office com seus times, o farão de maneira “forçada” e com pouco tempo para fazer corretamente, as chances são de que elas encarem problemas ainda maiores.

 

Assim, antes de tudo é importante que você avalie se essa é a decisão correta para o momento.

 

Se você mora em uma cidade com poucos ou nenhum caso confirmado, e nenhum membro do time tenha viajado para áreas de risco, provavelmente você não precisa forçar a implementação as pressas do home office.

 

Desse modo, a nossa primeira recomendação é que você evite fazer as coisas de maneira apressada, pondere o que o momento demanda, e tome a melhor decisão de forma racional, do contrário você arrisca gerar uma experiência ruim para todo o time, e até mesmo, abandonar uma possível forma de se trabalhar, que poderia ter sido excelente caso implementada com tempo e paciência, mas que devido a circunstâncias do momento, não foi tão positiva.

 

Prepare o time para o Home Office

Mas e se a implementação acelerada do home office for realmente a melhor decisão para o momento, o que fazer?

 

Nesse caso, tudo começa com uma boa conversa com o time.

 

Explique para todos a decisão, defina uma data para o início do modelo de operação, e alinhe as expectativas.

 

Nesse momento é importante que você deixe claro a diferença entre fazer home office, ou seja, trabalhar de casa, e uma pausa nas operações da empresa.

 

O fato de que no Brasil a prática ainda não é tão disseminada, faz com que muitas pessoas não entendam a diferença, e acreditem que o home office é um trabalho mais leve, com menos horas, ou seja não trabalhar de forma alguma.

 

Justamente por isso, é essencial que você alinhe com todos as expectativas, e como o processo funcionará.

 

Garanta que todos possuem o que precisam

Outro ponto importante do home office é garantir que todos os funcionários tenham o que precisam para continuar realizando suas funções adequadamente.

 

Lembre-se que você está fazendo uma implementação forçada, e que na prática, seus funcionários não são obrigados a terem em casa os equipamentos necessários para realizar as tarefas do trabalho, nem mesmo um notebook, ou até mesmo acesso a internet.

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Assim, apesar dos exemplos anteriores serem casos quase que extremos, é importante que você avalie se todos terão o que precisam para continuar realizando suas entregas durante o período de home office.

 

E caso não, você deve atuar para prover as condições necessárias ou do contrário, não poderá cobrar os resultados que o negócio precisa que sejam entregues.

 

Cuide da comunicação

Quase todo negócio possui problemas estruturais de comunicação, e quando as pessoas ficam longe umas das outras, isso se torna ainda mais evidente.

 

Isso é tão real, que um estudo da Recode by Vox, indicou que entre os maiores desafios que os funcionários que fazem Home Office enfrentam, a comunicação aparece no TOP 5.

 

Maiores Desafios do Trabalho Remoto | Fonte: Recode by VOX

 

Desse modo, ao adotar o home office, uma das suas maiores preocupações é garantir a boa comunicação do seu time.

 

A primeira dica aqui é evitar o WhatsApp como ferramenta de comunicação, afinal, ali vida pessoal e profissional se misturam, e considerando que a pessoa estará em casa, as chances de que ela priorize a vida pessoal por influência do ambiente é grande.

 

Assim, busque ter ferramentas de comunicação profissionais colocadas a disposição do seu time.

 

Algumas opções incluem:

 

Slack

Se você nunca usou o Slack, ele pode ser resumido como um WhatsApp interno para o seu negócio.

 

Você cria uma conta para o seu negócio, e então convida os membros do seu time para acessarem.

 

A ideia é que ele funcione como um chat, onde as pessoas podem conversar e enviar arquivos de vídeo, áudio ou imagem.

 

Facebook Workplace

É a versão corporativa do Facebook.

 

Funciona quase que como uma intranet, oferecendo todos os recursos do facebook como linha do tempo, grupos, eventos e chat, porém pensado para negócios que criam uma conta onde somente membros do time conseguem acessar.

 

Zoom

Ferramenta para vídeo conferências que tem sido amplamente adotada no lugar do Google Hangouts.

 

Os controles de acesso, gravação e compartilhamento do Zoom, fazem com que ele seja uma alternativa que tem ganhado espaço, e pode ser bastante prático para reuniões entre o time durante o período de home office.

 

Acompanhe as entregas

A depender do nível de senioridade e comprometimento do seu time, o acompanhamento das entregas durante o home office pode ser um desafio maior ou menor.

 

Porém, de modo geral, é importante que todas as empresas que adotam a abordagem de home office, utilizem alguma forma de acompanhamento estruturado das entregas acordadas entre o time.

 

Mais do que uma forma de fazer cobranças, essa ferramentas, ajudam a dar mais visibilidade ao que está ou não sendo feito, permitindo maior colaboração entre as pessoas, já que a substituição do contato físico, acaba reduzindo os pontos de contato para pedido de ajuda.

 

Algumas opções que você pode utilizar incluem:

 

Trello

Ferramenta de gestão de tarefas no estilo Kanban.

 

A ferramenta é simples, e bastante intuitiva, e permite que você crie quadros públicos e privados para o seu time.

 

No Trello você define colunas que servem como referências de estágios de uma dada tarefa, como por exemplo “Planejada”, “Sendo Executada” ou “Finalizada”.

 

E então cria cards ou cartões, onde descreve o que precisa ser feito, quem deve fazer, e o prazo para que seja finalizado.

 

Asana

O Asana é de certa forma um “Trello melhorado”.

 

Além de fazer a gestão de tarefas por meio de um quadro Kanban, o Asana também te permite realizar a gestão de projetos, isso é, acompanhar a timeline de ações de forma cronológica.

 

Ao fazer isso, o Asana se mostra uma ferramenta bastante útil para entender quem está fazendo o que agora, o que farão a seguir, e o que precisa ser feito para que o projeto ande.

 

Obviamente que com isso a ferramenta também incorpora um pouco mais de complexidade no fluxo de uso.

 

Monday

Concorrente do Asana, o Monday tem como um de seus diferenciais a forma como ele permite a organização de times e projetos usando a visualização em “Gantt”, algo que no Asana só é feito por meio de plugins extras.

 

Além disso, o Monday possui uma interface mais simples e amigável, porém, menos funcionalidades.

 

Conclusões

Independente da atual conjectura do Coronavírus, o home office já é uma realidade, e quando bem implementado pode representar não só uma redução de custos e riscos para o seu negócio, como também um aumento na produtividade e felicidade do seu time.

 

Porém, como quase tudo, ao ser implementado as pressas, as chances de algo dar errado é grande, e por isso é importante que enquanto líder, você trabalhe para garantir que as coisas aconteçam da melhor forma possível.

 

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