KPI: um grande placar

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Quando iniciamos a gestão por KPI’s (Indicadores Chave de Performance), num primeiro momento, tudo pode parecer meio abstrato. Mas quero lhe pedir que imagine o KPI como um grande placar em que você acompanha os principais resultados de um jogo. A partir dali, consegue ver qual jogador está rendendo mais em campo, qual se movimenta mais, o esforço da equipe e, o principal, o resultado final.

Agora, transfira isso para a sua empresa, seja ela pequena, média ou grande, e verá quão importantes esses números são. No filme “O Homem que Mudou o Jogo”, essa importância fica evidente. Ele conta a história real de Billy Beane, interpretado por Brad Pitt, gerente-geral do time de beisebol do Oakland Athletics, e suas tentativas de criar um time competitivo para a temporada de 2002 da Liga Americana de Beisebol, apesar da situação financeira desfavorável da equipe.

Para conseguir montar o time, cria um método baseado em estatística de dados. Ao contrário do que outros times faziam, que era avaliar o desempenho geral de um jogador por meio de sua performance em campo e o número de campeonatos que já havia conquistado, Beane usa números para avaliar a contratação de novos jogadores. Analisa, por exemplo, a porcentagem de vezes que determinado jogador chega à base, quantas corridas consegue fazer durante uma partida, e assim por diante.

Com uma equipe muito mais barata que os outros times, o Oakland Athletics vence vinte jogos consecutivos, recorde na Liga. O filme mostra claramente a importância e relevância de analisar indicadores para a tomada de decisão. Na escolha dos indicadores, pense que eles devem ter regras claras e simples e ser relevantes para seu negócio.

Também não tente carregar todas essas análises nas costas. Você é gestor e deve saber delegar algumas funções. Assim, defina um “pai” do indicador. Essa pessoa será a responsável pelo monitoramento dos números e deve ter autonomia para tomar decisões necessárias para melhorar a performance dos indicadores. Caso esses indicadores sejam divulgados para toda a empresa, lembre-se de que a transparência dos números deve ser prioridade.

Esse monitoramento do desempenho é um dos principais papéis da gestão de KPI. Na Anjo, realizamos reuniões mensais de, no máximo, uma hora de duração com os principais líderes formais e informais da empresa, para mostrar o resultado dos indicadores e abrir para sugestões sobre como melhorar a performance. Após a reunião, divulgamos na intranet e nos quadros de comunicação os resultados obtidos e quanto cada um vai ganhar com isso por meio do PPR.

Antigamente, todos os colaboradores participavam dessa reunião; entretanto, com o crescimento da empresa, ficou difícil acomodar todos na mesma sala. Assim, minha sugestão para você é: caso seja possível fazer a reunião de indicadores com todos da equipe para manter a transparência e reunir mais insights de melhoria, faça-o. Se não for possível, selecione um time específico para isso, assim como fazemos na Anjo.

A definição dos indicadores, porém, não significa que outros dados da organização devem ser desprezados. Isso porque a qualquer momento um novo indicador pode ser incluído na gestão.

Se determinado produto começa a ser devolvido com frequência, por exemplo, esse indicador deve ser incluído no monitoramento. Dessa forma, a equipe terá subsídios para criar estratégias que resolvam o problema de devolução. Tão logo seja resolvido, esse KPI pode ser retirado do processo e substituído por outro. E assim sucessivamente.

Uma empresa é como um organismo vivo que funciona ininterruptamente, e, portanto, novas ações precisam ser tomadas todos os dias. Todo esse processo de gestão de KPI deve ser dinâmico e avaliado comparativamente ao índice histórico da empresa, ou seja, os números dos anos anteriores e as projeções futuras.

Autor: Filipe R. Colombo
CEO – Diretor Presidente (www.anjo.com.br)

Autor do Livro: Gestão Profissional Na Prática

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