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Análise SWOT: o que é e como fazer?

A análise SWOT é um dos frameworks mais conhecidos para análise estratégica da empresa e muitas vezes não é bem utilizada. Através dela, é possível refletir em um formato simples sobre os aspectos-chave do seu negócio, bem como o que pode ser melhorado, trazendo visão em uma dimensão.

Com mais de quatro décadas de existência, a análise SWOT continua a se mostrar relevante para que organizações entendam qual é a sua posição competitiva no mercado, além de saber o que fazer para melhorar tal situação.

Nos acompanhe na leitura para entender o que significa SWOT, como funciona a matriz SWOT e como aplicar esse framework em seu negócio.

O que é análise SWOT?

A análise SWOT é uma estrutura usada para avaliar a posição competitiva de uma organização para, consequentemente, saber como agir na gestão estratégica.

A análise é feita em cima de quatro pontos, os quais constituem a sigla SWOT. São eles:

  • Strenghts (Forças);
  • Weaknesses (Fraquezas);
  • Opportunities (Oportunidades);
  • Threats (Ameaças).

Por vezes, a análise SWOT também é chamada de análise FOFA devido à tradução dos pontos para o português (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

De acordo com a British Library, a estrutura SWOT é creditada a Albert Humphrey, que desenvolveu a abordagem no Stanford Research Institute (SRI) na década de 1960 e no início da década de 1970.

O principal objetivo do framework em forma de matriz é reforçar sua estratégia de negócios por meio da avaliação de todas as forças e fraquezas de uma organização, bem como de oportunidades em potencial e obstáculos que podem afetá-la.

Na imensa maioria das vezes, os resultados do modelo são representados em uma matriz 2 x 2, simples e fácil de entender, a qual leva o nome de matriz SWOT ou matriz FOFA.

Matriz SWOT
Divulgação Gestão 4.0

Para que serve a análise SWOT?

A análise SWOT é bem versátil, o que significa que ela pode ser usada para uma série de objetivos, como os seguintes, destacados em um material da Harvard Business Review:

  • Preparar-se para o planejamento estratégico. Várias empresas usam a análise SWOT para formular ou repensar suas estratégias de acordo com uma melhor compreensão de sua organização, do mercado e da concorrência.
  • Melhorar uma ou todas as partes do seu negócio. A análise FOFA pode ajudar a entender onde a organização é mais eficiente e identificar áreas de fraqueza. Assim, o que já funciona pode ser potencializado, ao passo que as fraquezas podem ser fortalecidas para andar em busca da melhoria contínua.
  • Avaliar a viabilidade de novas iniciativas. A análise pode ser usada para determinar se compensa investir em um novo produto ou projeto ou se aquela não é a melhor das ideias a se colocar em prática naquele momento.
  • Tomar decisões específicas. A análise FOFA pode ajudar a decidir se é melhor aproveitar uma nova oportunidade de negócios, reestruturar a equipe ou implementar uma nova tecnologia, por exemplo.
  • Definir metas. A análise também pode trazer informações de background necessárias para o desenvolvimento de metas organizacionais, de equipes, de times ou até mesmo individuais.
  • Planejar a carreira. Cabe ressaltar que algumas pessoas usam a análise também para avaliar suas carreiras e planejar seus objetivos para curto, médio e longo prazo.

Quais são as quatro categorias da análise SWOT?

Quando se conduz uma análise SWOT, é essencial considerar tanto os fatores internos quanto os externos para esclarecer o universo em que aquele negócio opera.

Nós já comentamos sobre as categorias da análise SWOT, mas agora chegou a hora de uma explicação mais profunda sobre cada uma delas. Confira:

Fatores internos: Forças (Strengths) e Fraquezas (Weaknesses)

Quem entende o que é análise SWOT entende que ela deve começar com as forças e fraquezas internas da empresa. Afinal, essas são coisas que podem ser controladas, ao contrário do que acontece com os pontos externos.

É importante destacar que não é preciso separar todas as forças da empresa, mas sim aquelas que são mais relevantes para a pergunta que o time de gestores, diretores e responsáveis está tentando responder.

As forças incluem o seguinte:

  • Capacidades e recursos que permitem que a empresa tenha um bom desempenho;
  • Coisas, sejam elas tangíveis (como patentes ou uma posição financeira confortável) ou intangíveis (capacidade de inovação ou uma marca forte no mercado);
  • Principais competências, ou seja, coisas em que sua empresa é excepcionalmente boa e que os consumidores dão muito valor.

Já as fraquezas, por sua vez, compreendem o seguinte:

  • Desvantagens quando comparado com os concorrentes;
  • Algo que a empresa não tem ou que não faz tão bem;
  • Coisas, que também podem ser tangíveis ou intangíveis;
  • O oposto das forças, como uma habilidade deficitária de liderança, um atendimento ao cliente de baixa qualidade ou a falta de alguma tecnologia. Inclusive, cabe citar que, às vezes, uma força pode ser uma fraqueza ao mesmo tempo, o que varia de acordo com os prós e contras daquele atributo em específico.

Fatores externos: Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats)

Depois de olhar para dentro para avaliar as forças e fraquezas, é chegada a hora de analisar o mundo externo em busca das oportunidades e ameaças.

As oportunidades incluem:

  • Tendências, forças e eventos que a companhia possa aproveitar para gerar receita;
  • Tendências de amplo alcance (como mudanças demográficas e a remoção de barreiras internacionais de transação) e outras de menor alcance (como a identificação de uma necessidade não atendida para os consumidores ou o afrouxamento de uma regulação) que afetam seu nicho ou todo o mercado.

As ameaças, por sua vez, incluem:

  • Eventos ou forças que estão fora de seu controle e que possam afetar negativamente a empresa;
  • Mudanças de amplo alcance (como mudanças demográficas) e eventos mais restritos (como a entrada de um novo concorrente).

Quais perguntas devem ser feitas em uma análise FOFA?

O ideal é ser simples e direto. Basicamente, são quatro perguntas principais que precisam ser respondidas:

  1. Em que a empresa é mais forte?
  2. Em que a empresa é mais fraca?
  3. O que poderíamos fazer que não fazemos atualmente?
  4. Quem pode afetar mais a empresa?

Para facilitar, nós separamos algumas modificações a essas perguntas, que podem ajudar no momento da reunião para definição da análise SWOT, compartilhadas no blog de Shelly Palmer, consultor de negócios e tecnologia. Confira:

Forças

  • Em que a empresa é mais forte?
    • Quais recursos únicos existem à disposição?
    • Qual é o ativo mais forte?
    • Como o negócio é diferente da concorrência?
    • Quais habilidades os colaboradores possuem que os colaboradores da concorrência não possuem?
    • Quais coisas os clientes dizem que a empresa faz muito bem?

Fraquezas

  • Em que a empresa é mais fraca?
    • Quais recursos faltam?
    • Quais experiências faltam?
    • Em quais áreas os concorrentes são melhores?
    • Existe um único cliente que carrega toda a empresa?
    • Quais problemas geralmente são ouvidos por parte dos clientes?
    • Quais objeções costumam ser ouvidas dos potenciais clientes?
    • Os recursos tecnológicos disponíveis estão de acordo com as últimas demandas do mercado?
    • A equipe está preenchida adequadamente?
    • As margens de lucro são menores que as dos concorrentes?

Oportunidades

  • Qual é a maior oportunidade para o negócio?
    • Quais tendências podem afetar positivamente o segmento?
    • Há talentos disponíveis que deveriam ser contratados?
    • Existe alguma necessidade no setor que não está sendo atendida?
    • Os produtos e/ou serviços podem ser oferecidos de uma maneira diferente para aumentar a receita?
    • Os concorrentes possuem alguma fraqueza que pode ser explorada?
    • O público-alvo está mudando de alguma forma que possa ajudar a empresa?
    • Existe algum mercado de nicho que não está sendo atendido atualmente?
    • Os clientes costumam perguntar por algo que não é oferecido?
    • Existe alguma forma de conquistar os clientes da concorrência oferecendo algo que eles não oferecem?

Ameaças

  • Qual é a principal ameaça para o negócio?
    • Existe alguém que não é um concorrente direto, mas pode se tornar em um futuro próximo?
    • Os colaboradores estão contentes e se sentem acolhidos, ou podem ser conquistados pela concorrência com facilidade?
    • A cadeia de suprimentos está segura?
    • Existem planos de resiliência e continuidade de negócios já definidos?
    • As melhores práticas de segurança da informação estão sendo aplicadas?
    • Os concorrentes planejam expandir ou oferecer novos produtos em breve?
    • O público-alvo está diminuindo?
    • Alguma parte do negócio aparenta precisar de mudanças significativas para que continue funcionando adequadamente?

Leia também: Como definir público-alvo e persona: aplique no seu negócio

Como fazer uma análise SWOT?

Após compreender o conceito é importante saber colocá-la em prática em seu negócio. Para isso, podemos dividir o processo em três etapas: antes, durante e depois da reunião para sua realização.

Antes da reunião

Ainda que o processo geralmente dure apenas uma reunião, há uma etapa de preparação antes deste momento para otimizar o processo.

O principal ponto é saber quem participará da reunião, e as seguintes dicas podem ajudar a responder esta pergunta:

  • Tente manter uma equipe pequena. Isso vai depender do tamanho da equipe, mas o ideal é ter de 4 a 10 pessoas para que a reunião seja produtiva.
  • Inclua diferentes perspectivas. Busque por pessoas com conhecimentos sólidos de áreas funcionais da equipe, as quais são respeitadas naquele contexto. Além disso, vale trazer pessoas que olham para o negócio de maneira diferente, o que pode trazer boas ideias.
  • Traga pessoas com acesso a informações relevantes. Embora não seja necessário fazer uma pesquisa enorme antes da análise SWOT, vale trazer quem esteja de olho nas tendências daquele setor, como do departamento de análise de mercado ou de finanças, de acordo com a proposta do encontro.
  • Chame também quem irá executar as decisões. Assim, elas já estarão mais preparadas para fazer o que tiver sido combinado.
  • Não se limite apenas às pessoas da equipe. Especialmente no que tange à força da sua empresa em relação à concorrência, vale buscar a participação de vendedores externos, desertores de empresas concorrentes, fornecedores ou consultores com ampla experiência. Elas podem participar tanto da reunião propriamente dita quanto de encontros prévios à análise SWOT.

Durante a reunião

O formato da reunião para análise SWOT costuma depender de acordo com cada empresa. Porém, segue um cronograma sugerido de 90 minutos de reunião:

  • Abertura da reunião para explicar o propósito, o processo e os resultados: 5 minutos
  • Discussão das forças: 15 minutos
  • Discussão das fraquezas: 15 minutos
  • Discussão das oportunidades: 15 minutos
  • Discussão das ameaças: 15 minutos
  • Agrupamento dos pontos e revisão da análise completa: 15 minutos
  • Definição dos próximos passos: 10 minutos

Para iniciar a reunião, é importante esclarecer o objetivo da análise SWOT, como ela será aplicada dentro da empresa e qual será o seu impacto nos responsáveis pelas tomadas de decisão do negócio.

Já nas discussões sobre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, vale mostrar a matriz FOFA e revisar brevemente as categorias. Para cada uma delas, vale adotar quatro passos:

  1. Brainstorming;
  2. Consolidação de ideias;
  3. Esclarecimento de ideias;
  4. Priorização de ideias.

Uma reunião de 1 hora e 40 minutos costuma ser suficiente para uma análise FOFA. Porém, se houver mais pessoas, o tempo pode aumentar, e o oposto também se aplica.

Depois da reunião

Depois que a reunião tiver sido concluída, vale seguir outros pontos para otimizar a eficiência dessa iniciativa:

  • Complete e revise a matriz SWOT. Pode ser necessário esclarecer sua linguagem ou adicionar alguns detalhes para que quem não estava na reunião também possa entendê-la.
  • Mantenha os participantes acompanhando o processo. O template revisado deve ser enviado a quem estava na reunião. Suas opiniões são importantes para adicionar eventuais pontos o quanto antes (desejavelmente em até 24 horas). Além disso, o ideal é que o feedback venha, no máximo, dois dias depois da reunião.
  • Envie a análise SWOT a quem possa interessar. Profissionais C-Level e acionistas que não estavam na reunião são alguns dos principais públicos para receber a análise FOFA. Eles também podem contribuir com feedbacks para melhorar a matriz SWOT.
  • Revise e revisite a análise. A análise SWOT é um documento vivo, que pode (e deve) ser atualizado com o passar do tempo. Portanto, sempre que necessário, os quadrantes podem ser atualizados de acordo com o estágio atual dos negócios.

Dica para análise SWOT: gere recomendações com frases simples

Além de saber o que significa SWOT e como montá-la, existem algumas formas de aproveitar ainda mais essa ferramenta, e uma delas é gerar recomendações acionáveis baseado no que for constatado na análise SWOT. Para tal, a seguinte frase é de grande valia:

Dada a condição de [fator externo], nossa habilidade de [fator interno] leva à nossa recomendação de [recomendação].

Ela ajuda a transformar definições não tão práticas em sugestões simples de serem colocadas em prática.

Para facilitar, vamos trazer um exemplo, usando como fator externo uma recessão econômica, que será o ponto de partida.

Em uma análise SWOT conduzida de maneira tradicional, é possível fazer com que o atributo interno de “preço” apareça nos quatro quadrantes da matriz SWOT:

  • Como uma força (o produto da empresa custa menos que o da concorrência);
  • Como uma fraqueza (as pessoas têm menos dinheiro para gastar no produto);
  • Como uma oportunidade (a empresa tem condições de lançar uma promoção);
  • Como uma ameaça (a concorrência pode facilmente reduzir o que é cobrado pela empresa).

Porém, isso não é uma análise, mas sim um conjunto de sugestões que não se relacionam muito entre si.

Neste outro modelo, o template que comentamos acima poderia levar a uma ou mais recomendações bem pensadas, como as seguintes:

Dada a condição de nossa atual recessão econômica, nossa habilidade de oferecer preços mais baixos que a concorrência leva à nossa recomendação de reduzir os preços cobrados.

O modelo não para por aí, já que muitas outras recomendações podem fluir do mesmo template. Por exemplo, ao seguir o processo citado para a análise, o fator externo poderia ser combinado com outros fatores internos, o que possivelmente levaria a uma recomendação ainda mais específica:

Dada a condição de nossa atual recessão econômica, nossa habilidade de manter relacionamentos fortes por meio de nossos canais de distribuição levam à recomendação de oferecer descontos para os parceiros de nossos canais para ajudá-los a lidar com a situação da melhor forma possível.

O mesmo se aplica a uma fraqueza percebida:

Dada a condição de nossa atual recessão econômica, nosso baixo reconhecimento de marca leva à recomendação de direcionar esta marca para um suporte de marketing reduzido quando comparado a nossas marcas mais fortes.

Este modelo simples pode ajudar a atingir o objetivo: usar uma ferramenta analítica para ajudar a identificar uma ampla gama de possíveis resultados acionáveis.

Exemplo de análise SWOT

Depois de todos os esclarecimentos técnicos, é chegada a hora de conferir um exemplo de matriz SWOT e análise SWOT. O modelo hipotético aqui será da Costa de Prata, uma cadeia de lojas de conveniência que sempre ofereceu alimentos pré-embalados e outros bens de baixo preço.

A Costa de Prata usou a análise SWOT para que o time de liderança entenda como a empresa responderia à preferência crescente por alimentos frescos e orgânicos, de modo a entender se perseguir esta oportunidade faz mais sentido do que outras.

A pergunta a ser respondida é a seguinte: nós devemos entrar no mercado de alimentos orgânicos?

As respostas coletadas foram as seguintes:

Forças

Análise SWOT Forças
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  • Ampla presença geográfica: 30.000 pontos de venda no Brasil e na América do Sul
  • Alto valor de marca: líder de mercado no Brasil
  • Modelo de franquias: expansão mais rápida sem necessidades significativas de capital, já que os franqueados são responsáveis pelos custos de inauguração de novas unidades
  • Margens elevadas: especialmente em guloseimas e bebidas
  • Diversas fontes de receita: receitas de diferentes mercados nos permitem sobreviver em meio a desacelerações econômicas

Fraquezas

Análise SWOT Fraquezas
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  • Não ser a primeira escolha: não somos vistos como uma fonte de refeições saudáveis ou completas, mas como um backup quando a conveniência é a prioridade.
  • Altos custos de aluguel: lojas em locais convenientes custam mais caro
  • Alta rotatividade: especialmente entre os gestores das lojas
  • Franqueados: amplo time de franqueados ao redor do mundo aumenta a estrutura geral de custos

Oportunidades

Análise SWOT Oportunidades
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  • Demanda crescente por produtos orgânicos: podemos oferecer alimentos orgânicos com menor margem de lucros
  • Aumento na oferta de serviços: podemos oferecer cartões SIM para celular e eventualmente seguros para automóveis
  • Oferta de produtos exclusivos: podemos oferecer alimentos e snacks exclusivos
  • Co-branding entre as franquias: podemos expandir a cobertura geográfica e/ou a oferta de produtos ao firmar parcerias com redes de cafés ou redes de lanchonetes

Ameaças

Análise SWOT Ameaças
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  • Entregas online: supermercados que oferecem entregas online, o que prejudica a necessidade de lojas abertas 24 horas por dia, 7 dias por semana
  • Aumento de preços: fornecedores respondendo à pressão do mercado e incorporando ingredientes mais saudáveis nos produtos
  • Fortes substitutos: restaurantes de serviço rápido estão aumentando a oferta de refeições mais saudáveis e completas a preços baixos
  • Menor aproveitamento de alimentos frescos: como se perde mais do alimento em seu processamento, as margens são reduzidas

Matriz SWOT

De acordo com o que foi definido, a matriz SWOT da Costa da Prata ficaria assim:

Exemplo Matriz SWOT

Análise SWOT: mais do que uma ferramenta, uma oportunidade de pausa para refletir no futuro do seu negócio

A matriz FOFA e a análise FOFA como um todo permitem responder a perguntas importantes e refletir sobre o negócio assumindo-se uma visão holística do business.

E, entenda uma coisa, tirar ocasiões para gerar essa reflexão sobre a estratégia do seu negócio de forma sistemática e saindo do caos da operação do dia-a-dia é crucial para a saúde de longo prazo do seu business.

Esta análise traz um formato simples de se fazer isso e gerar insights práticos e acionáveis, capazes de ajudar na tomada de decisões estratégicas.

Depois de aprender sobre a análise SWOT, se você sente falta de sair do operacional para repensar como melhorar a sua operação e definir com profundidade quais são os próximos passos do seu negócio, a Imersão e Mentoria do Gestão 4.0 pode fazer sentido para você.

Nela, você irá tirar 3 dias para aprender a usar as principais estratégias, ferramentas e frameworks de Gestão, Vendas e Growth do mercado, além de mergulhar em soluções e opções de melhoria para a estratégia do seu negócio, debatendo com líderes de empresas de todo o Brasil.