Gestão

Reunião One on One: O que é e como fazer

Reunião one on one, one to one ou 1:1 é um mecanismo de alinhamento e engajamento utilizado por diversas empresas, como: Youtube, Google, General Eletrics e Suzano. Trata-se de um encontro recorrente entre gestor e subordinado.

E o que é exatamente Reunião One on One?

São conversas individuais regulares entre gestor e subordinado com o objetivo de gerar conexão e alinhamento de expectativas. O formato, no qual a voz do subordinado é protagonizada, permite o fornecimento de feedbacks valiosos e bate-papos que extrapolam assuntos do dia-a-dia.

Por que fazer One on One é importante?

Na maioria dos casos, o que seus subordinados diretos sentem sobre você (o chefe deles) determina como eles se sentem sobre a empresa e seu trabalho. É por isso que uma de suas principais responsabilidades como gestor é desenvolver relacionamentos positivos com a sua equipe.

Como Kim Scott, ex-líder do YouTube, Google e Apple argumenta no livro “Radical Candor”, a coisa mais importante que os gestores podem fazer para construir uma cultura de confiança é reunir-se com cada um de seus subordinados diretos regularmente:

“Manter reuniões individuais regulares em que seu subordinado define a agenda e você faz perguntas é uma boa maneira de começar a construir confiança”, diz Scott. “1:1s são sua melhor oportunidade para ouvir as pessoas em sua equipe, para ter certeza de que você entende a perspectiva delas sobre o que está funcionando e o que não está funcionando.”

Reforçando a relevância do mecanismo, o fundador da Netscape, Opsware e A16Z, Ben Horowitz, no seu livro “The Hard Thing About Hard Things”, aponta que os encontros individuais são um fator crucial na construção de culturas organizacionais sólidas. “Na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, informações e ideias irão estagnar e sua empresa irá se degenerar e se transformar em um lugar ruim para trabalhar [caso não possua 1:1s]”, diz Horowitz.

Benefícios do One on One

01) Fomenta uma cultura de confiança e transparência

Horowitz acredita que uma das grandes vantagens de um hábito sólido em realizar os encontros em uma empresa é um fluxo de informações mais vigoroso de baixo para cima. O empresário e autor, acredita que determinadas informações só são transmitidas em um ambiente seguro e privado entre gestor e liderado. E quando as informações, principalmente problemas e riscos, sobem livremente, a empresa tem a chance de ser proativa na resposta a estes problemas.

02) Aumenta o engajamento do time

A grande maioria dos colaboradores se sente pouco ouvida. No livro “First, Break All The Rules”, da Gallup, autoridade mundial em engajamento, os autores citam alguns temas que são fundamentais para uma força de trabalho engajada. Entre elas, estão a sensação do colaborador, de que alguém se preocupa com ele em nível pessoal, de que alguém se preocupa com ele em termos de desenvolvimento e carreira, e de que ele é ouvido no ambiente profissional. Todos estes itens são pilares de reuniões 1:1.

03) Aumenta a produtividade do time

Um dos principais benefícios das reuniões individuais é que elas aumentam a produtividade e a qualidade do trabalho de sua equipe.

Como Andy Grove (ex-CEO da Intel) argumenta no livro “High Output Management”, reunir-se regularmente com seus funcionários permite que você os oriente sobre as prioridades e desenvolva uma base comum de informações – o que ajudará sua equipe a se manter alinhada.

É importante ressaltar que nem todos os funcionários são bons em priorizar seu tempo ou têm a experiência necessária para entender quais atividades trarão maior retorno. Por isso, reunir-se regularmente irá favorecer um direcionamento claro de prioridades.

Como fazer reunião One on One?

Embora a reunião 1:1 apresente um grande leque de assuntos a serem abordados, o gestor não pode esquecer que o foco é em escutar o funcionário. Caso o encontro seja dedicado a apenas tratar assuntos que são do interesse do gestor, será negligenciado um importante aspecto dessas reuniões: a oportunidade de o funcionário falar sobre si mesmo e expor sua opinião sobre o trabalho e a empresa.

Por conta disso, sugere-se o formato 90/10: o que significa que seu subordinado deve decidir como deseja conduzir o encontro e você passará a maior parte do tempo o escutando (90% do tempo), para consumir apenas 10% do tempo falando.

Nesta ocasião, as conversas devem ser bem menos formais que as reuniões convencionais, podendo ser executadas em lugares mais descontraídos, seja andando, seja em um café ou em algum local diferente do escritório.

Para ajudar a conduzir uma reunião 1:1, acesse também o nosso artigo: ‘42 perguntas para fazer em uma Reunião One on One

Como pauta, ela é primordialmente flexível. Porém, certifique-se de incluir uma lista de perguntas na agenda e peça aos seus funcionários que levem as suas próprias para garantir o proveito da atividade. Sendo assim, gestão e prioridades são os temas mais frequentes, mas percepções referentes ao time, a você e aos desafios, devem entrar com frequência na conversa. Assim como, é interessante abordar assuntos relacionados a desenvolvimento e carreira.

Além disso, no decorrer da reunião, gestor e funcionário devem anotar os principais pontos da conversa, para a produção de um follow-ups e estabelecimento de metas a serem cumpridas para o próximo encontro, que já deve ter a data marcada no final da reunião.

Duração

De acordo com Andy Grove, lendário gestor da Intel, são necessários cerca de 20 a 30 minutos para que tópicos mais francos e pessoais sejam falados. Logo, recomenda-se que sejam reservados no mínimo 30 minutos da agenda para conversar com cada liderado.

Frequência

Idealmente, tem que ser feita pelo menos quinzenalmente entre um gestor e cada um dos liderados. É comum variar, atribuindo-se encontros semanais para membros menos experientes e mais espaçado para profissionais de maior maturidade, mas é importante uma definição prévia de cronograma por membro.

E, mesmo que o subordinado seja mais experiente, não é recomendável que o cronograma seja muito espaçado, por exemplo, em um modelo mensal, muitos acontecimentos podem ocorrer em quatro semanas. Logo, uma questão que está angustiando o colega, pode se tornar um grande problema se você, como gestor, aguardar por semanas para escutá-lo.

Concluindo, lembre-se que alinhamento nunca é demais e é preciso disciplina para que a comunicação se mantenha contínua e consistente, evitando a perda de engajamento do time.

Para saber sobre mais técnicas práticas de gestão como essa, acesse o Gestão 4.0 Imersões e Mentoria.